Työyhteisön sosiaalisen median käytön pelisäännöt

Julkinen organisaatio

Somen käyttö on suositeltavaa ja ymmärretään sen tuoma hyöty. Käyttöä ohjaa asiakaslähtöisyyden periaate ja asiakkaan tarpeet. Lisäksi tavoitellaan toiminnan näkyvyyttä ja saavutettavuutta. Some ei korvaa virallisia viestintäkanavia. Somen käyttö on suunniteltava ja vastuutettava sekä on tehtävä riskikartoitus. Osallistujille luodaan kasvot kertomalla kuka tai ketkä kirjoittavat. Toiminnassa on kiinnitettävä huomiota maineenhallintaan sekä toimittava netetiketin ja lakien sekä säännösten mukaan. Huomiota kiinnitetään myös tietoturvaan ja tietosuojaohjeisiin, etenkin kun käytetään ulkopuolisen palveluntarjoajan palvelua.   

Pelisäännöt ovat todennäköisesti samankaltaiset kaikkialla. Jokainen organisaatio pyrkii hyvään maineeseen, palvelemaan asiakkaitaan, noudattaa yleisesti hyviksi todettuja käyttäytymissääntöjä, pyrkii olemaan luotettava ja avoin, huolehtii tietoturvallisuudesta ja tietosuojasta jne. 

Kuntien ja valtion virkamiehille on tehty omat ohjeet verkkoviestintään ja sosiaalisen median käyttöön. Kunnat ja valtionhallinnon palvelut ohjeistavat oman henkilöstönsä näiden linjausten mukaisesti.  

Digitaalinen identiteetti

Minä

Verkosta ei löydy kovin kummoisia tietoja itsestäni hakukoneiden tuloksina. Oikealla nimelläni löytyy vain hyvin asiallista tietoa liittyen työhöni ja aiempaan työhöni sekä LinkedIn –profiilini. Kutsumanimelläni löytyy enemmänkin some –sivustojani ja työhön liittyvää. Nimikaimani on myös hyvin edustettuna hakutuloksissa. Miksi sitten näin on? Olen noudattanut kautta linjan verkossa hyvin varovaista linjaa ja pyrkinyt ennemminkin välttelemään tietojeni laittamista verkkoon. 

Ehken silti voi välttyä siltä, että esimerkiksi Google ja Facebook pystyvät seuraamaan minua netissä ja tallettavat piiiiitkäksi aikaa sivustot missä surffailen ja mitä netistä haen. Tähän ei auta edes evästeiden ja sivuhistorian tyhjentäminen. Lue hyvää lisätietoa miten seuraamiseni onnistuu.  Ja vinkki miten sen voisin estää. Profiloimisestanikin löytyy tietoa.  Mikäli haluan estää kuvani ja profiilini nimen käytön mainoksissa, siihenkin löytyy ohje. 

Melkoisesti meistä siis kerätään kaikenlaista tietoa jo yksistään Googlen toimesta. Moni perussurffaaja ei varmaan tule edes ajatelleeksi tätä, saati sitten osaa vaikuttaa asioihin. Netti on siis aika arvaamaton paikka. Meidän verkon käyttäjien tiedot ovat pirstaloituneet ympäri nettiä ja sinne ne jäävätkin hamaan iäisyyteen saakka. Kuviamme ja tietojamme voidaan käyttää hyväksi lähes missä vain. Ainoa keino lienee pysytellä poissa netistä. 

Maineemme nostatus

 

Digitaalinen identiteetti on mahdollista saada hallintaan itse pohtimalla millaisen kuvan haluaa itsestään luoda ja millaisena haluaa näyttäytyä verkossa. Jokainen päivitys somessa, jokainen blogikirjoitus, jokainen kuva muodostaa palasen siitä, josta muodostuu digitaalinen identiteettimme. Myös ulkopuolisten kirjoitukset meistä tulevat osaksi tätä ketjua. Tänä keväänä taisi sitten tulla lainsäädännön kautta mahdollisuus poistattaa tietoja itsestään muun muassa Googlen hakukoneiden tuloksista. 

Googlaillessani aihealuetta hakusanalla ”digitaalinen identiteetti” löytyy paljon mielenkiintoisia sivustoja ja jopa yrityksiä, jotka ovat sitä varten, että nostattavat digitaalista mainetta. Törmäsinpä myös lukemisen arvoiseen ja aika kiinnostavaan kirjaankin kuin ”Verkkoelämää”.

Tietosuoja

Aika jatkaa bloggaamista tehtävän 2. merkeissä…. Tietosuojakysymyksiin löytyy verkon ihmeellisestä maailmasta melkoinen tietotulva!

Give me some privacy!

Äkkiseltään ajateltuna olisin aika turvassa some maailmassa jos noudattaisin netetiketiä eli verkkoetikettiä eli yleisimpiä pelisääntöjä. Pelisäännöt ovat simppelit: ole oma itsesi, ole kohtelias, kunnioita muita, älä loukkaa ja häiriköi, lue käyttöehdot, muista lähdekritiikki, muista, että netti säilyttää tietosi, hakusi ja kirjoituksesi vuosikausia ja pidä mielessä, että lait ja säännökset koskevat myös nettiä. Ei pitäisi olla vaikeaa. Lisäksi kun suhtautuu varovaisesti ja jopa ehkä epäilevästikin, niin ei pitäisi olla turvatonta käyttää somea. 

Tietosuoja työyhteisön näkökulmasta vaatii riskien tunnistamista ja välttämistä sekä luotettavuuden ja luottamuksen edistämistä. Somen käyttö lisää tietoturvaan ja tietosuojaan liittyviä riskejä. Usein työyhteisössä kielletäänkin työhön liittymätön somen ja ylipäätään verkon käyttö. Tosin sitä lienee käytännössä vaikea estääkään. Ei tarvitse olla kummoinenkaan nörtti kun osaa kikat miten esimerkiksi saa ladattua työkonelleen erilaisia ohjelmia ja palveluita. Somea työyhteisössä käyttävää uhkaa kuitenkin samat tietosuoja ja tietoturvauhat kuin muuallakin verkossa, kuten esimerkiksi tietovuodot, käyttäjätunnusvarkaudet, identiteettiväärennökset ja tietojen kalastelu. Työyhteisössä somea käyttävän on kyettävä ajattelemaan asiaa työnantajan näkökulmasta ja tutustuttava työnantajan aiheesta antamiin ohjeisiin. Tai hetkinen! Eihän tietosuoja ole mitenkään erilainen käytänkö somea privaatisti tai työnantajan näkökulmasta. Yhtälailla minun on kunnioitettava ja suojeltava yksityisyyttä sekä noudatettava tiettyjä oikeudellisia säännöksiä! Yhtälailla molemmissa tapauksissa voin joutua identiteettivarkauden kohteeksi ja joutua selittelemään nimissäni kirjoiteltuja some-kirjoituksia. 

Suhtaudu siis henkilötietojen (nimi, henkilötunnus ja osoite) antamiseen varauksella. Suojaako palvelu tietoni ulkopuolisilta? Mikäli kyllä, ei hätää jos palvelu on luotettava. Kyseleekö palvelu arkaluontoisia tietoja? Näiden tietojen kerääminen on sallittua vain henkilötietolaissa säädetyllä tavalla. Voinko kieltää tietojeni käytön suoramarkkinoinnissa? Mikäli ei, niin suhtaudu varovaisesti. Itse menin halpaan kun talven töistä stressaantuneena mietin jo ovella olevaa lomaa ja eteeni tupsahti Facebookissa lumoava kuva upeasta bungalowista ja turkoosista vedestä palmupuiden alla tajuntaani iskevän mainoslauseen kera tyyliin, että unelmien matka odottaa sinua…..arvo tuhansia euroja…. klik, klik ja klik….ei voinut estää kaikkea suoramainontaa….ei haitannut kun mielessä siinsi voitto ja melkein saattoi jo aistia kostean ja lämpimän tuulentuiverruksen iholla. Kunnes koitti seuraava päivä ja puhelin soi ja soi ja soi. Hermoja raastavia myyntipuheita kesken työpäivän. Eikä voittoa. Ja aih ja voih sitä mainosten tulvaa nyt Facebookissa. Ei kun tutkailemaan mistä ne saisi pois. Puhelin onneksi sentään hiljeni.

Esillä kuin akvaariokalat

Some on melkoista akvaarioelämää, missä kommunikointi on lähtökohtaisesti harvoin yksityistä. Toisaalta ilman avointa keskustelua ei tieto lisäänny, eikä avoimuus kukoista. Avoimuus voi helposti kuitenkin lipsahtaa ajattelemattomaksi toiminnaksi, jolla on ei-toivotut seuraukset. Mutta silti ilman kriittistä ajattelua ei ole ilman kritiikkiä ja kritiikittä ei ole kehittymistä.

Olemalla avoin ja läpinäkyvä saanee paljon kannanottoja ja kyselyjä. Samalla työtehtävissä someilija asettaa vaakalaudalle oman asiantuntijuutensa ja paljastaa heikot kohdat. Onko kaikista siihen? Itselle avoimuus somessa yksityishenkilönä ei ole niin sanottua. Verhoudunko mieluummin tietosuojan taakse ja raotan verhoa vain hiukkasen? Työelämässä avoimuus voi vain lisätä omaa oppimista jos kykenee vastaanottamaan uutta tietoa ja erilaisia näkemyksiä. Samalla se vaatii uhrilahjansa eli kyvyn myöntää olleensa väärässä. Sosiaalisen median avoimuuteen ja jakamiseen kuuluu myös vastavuoroisuus ja sitä kautta jatkuvuus tiedonvaihdannalle.  

   

Some on kuitenkin yhteisöllinen paikka, missä ihmiset kohtaavat ja inhimmillisyys luo pohjaa luottamukselle. Miksei siis voisi paljastaa työminänä esiintyessään myös inhimmillisen puolensa kertomalla omasta arjestaan. Se on mitä todennäköisimmin keino saada somessa kohtaamasi ihmiset samaistumaan itseesi.  

Some maailma avautuu

Jotenkin on tuntunut, että sitä on jäänyt somesta jo niin paljon ulkopuolelle. Miten helpottavaa olikaan kuulla organisaatiomme some-koulutuksessa, että aikuisista alle 45 vuotiaista ”vain” 35 % käyttää päivittäin somea. Alle 24 vuotiaista taas jopa 75 % käyttää somea päivittäin ja heidän liikkumisensa somessa on nopeaa. Kuin myös tapansa viestiä keskenään somessa. Kik Messengerin ja What’s App:n nousu on uutta, Facebookin chat on suosittua ja muiden pienempien chat -ryhmien käyttö. Samoin kuvapalveluiden, kuten Instagramin, käyttö on kasvavaa. Mielenkiintoista olisi osata ennustaa mikä on nuorten seuraava liike some-maailmassa. Olisi mukava kuulla some-guruilta mielipiteitä asiasta. 

Yrityksille huomionarvoisena markkinointiin liittyvänä tietona tuli esille se, että on tutkittu, että kamerakännykällä otettu kuva on suositumpi kuin kuvaamoiden kuvat. Luulisi yritysten ottavan tämän tiedon avosylin vastaan jo taloudellisesta näkökulmastakin. 

Koulutuksessa innostuin lisää ajatuksesta twiittaamisesta ja eri henkilöiden seuraamisesta. Bongasin jo muutaman vinkinkin mielenkiintoisista seurattavista: Pekka Saurin elämäntyönä on ottaa some julkiselle puolelle käyttöön ja hän raottaa tiedon verhoa kertomalla miten virkamiehen on sopivaa olla somessa. Alexander Stubb on ainakin aiemmin osannut yhdistää hyvin arkielämäänsä (aamupalojen kuvaamisesta lähtien) ja työminänsä (twiittaukset raskaasta politiikasta). Seuraajia hänellä näyttää olevan jopa liki 119 000! Herran twiittien täytyy olla mielenkiintoisia! Myös Helsingin rakennusvirasto hallitsee virkamiesmäisyydestä poikkeavan tavan twiitata. Sen twiittaustapa ja kieli viestiä on humoristista ja itseironista sekä ovat saaneet siitä kiitosta kovastikin. Mutta sitä en tiennytkään, että twiitit voivat tulla myös automaattisesti esimerkiksi Facebookin päivityksistä. Tämä ei välttämättä ole silti hyvä ominaisuus, mikäli twiitit jäävät esimerkiksi yksipuoliseksi tiedottamiseksi.

Sosiaalisen median välineisiin, verkkoyhteisöihin ja palveluihin tutustuminen sekä niiden käyttömahdollisuuksien arviointi

Some elämässäni

Käytän itse Facebookia ja Endomondoa aktiivisimmin. Twitteriin ja Instagramiin liittyminen on ollut mielessä. Lisäksi olen ajoittain seuraillut joidenkin blogeja. Linked In voisi olla seuraava, jonka otan aktiivisemmin käyttööni, koska uudet haasteet ovat tervetulleita ja ehkä on aika siirtyä arjen viettotavassa eteenpäin. Google+ on täynnä mahdollisuuksia ja osaa niistä käytän satunnaisemmin.

Muistelen, että Facebookin käyttöni alkoi enemmänkin sillä, että ”kaikki” tuntui olevan siellä ja jos halusit pysyä ajan tasalla, niin olihan se itsekin otettava käyttöön. Tänä päivänä tuntuu, että sen käyttö on hivenen hiipumaan päin. Toki monet jaksavat liki päivittäin postata omia enemmän tai vähemmän tärkeitä juttujaan sekä ehkäpä jopa hieman brassailla. Omat seinillekirjoitteluni ovat hieman varovaisempia, koska koskaanhan kun ei tiedä kenen luettavaksi omat kirjoittelut menevät; esimerkiksi kirjoitukset matkoilla olosta voivat houkutella ei-toivottuja vieraita oven taakse. Toisaalta kuvien suhteen olen ollut hieman vapaampi, huolimatta siitä, että kuvat voivat päätyä ihan millaiseen käyttöön vain. Tiedänpä tapauksen, että joku on joskus löytänyt kuvansa jonkin kirjan kannesta. Omien kuvien ja kirjoitusten laajempaa leviämistä olen ajatellut ehkäiseväni sillä, että en hyväksy kavereita mielin määrin ja tyyliin ”kerran tavattuja”. En näet millään jaksaisi alkaa luokittelemaan tekstieni ja kuvieni näkyvyyttä sen kummemmin. Haluan myös, että kaverini ovat tuttuja myös IRL. Pidän Facebookia hyvänä yhteydenpitotapana sellaisiin, joiden kanssa ei ole niin aktiivisesti yhteydessä, mutta joiden kanssa on ihan kiva olla yhteyksissä ja lukea heidän kuulumisiaan.

Facebook on nykyään myös hyvä väylä yrityksille markkinoida itseään ja kertoa ajankohtaisia asioita. Onhan Facebookin käyttäjiä suomalaisista jo liki joka toinen. Lue lisää statistiikasta. Tosin käyttäjien määrän lisääntyminen on tasaantumassa. Itsekin mieluusti seuraan Facebookista yrityksiä, joiden toiminta kiinnostaa itseäni. Tavallaan haluan myös samalla tukea yritysten markkinointia ”tykkäämällä” heidän sivuistaan sekä jakamalla tiettyjen yritysten postauksia omalla seinälläni. Näin tietoisuus yrityksistä leviää omille kavereilleni heidän kiinnostuksensa mukaan ja toivon mukaan sitä kautta myös heidän kavereilleen. 

Endomondo on kätevä oman liikuntasuorituksen kirjaaja, josta näkee kalorit, liikuntasuoritusten analysoinnin sekä voi myös tsempata ja kommentoida samaa palvelua käyttäviä. Näkisin kuitenkin, että se on enemmänkin oman treenauksen seurantaa varten kuin sosiaalista kanssakäymistä varten. Toisaalta voi olla, että tämä nimenomainen palvelu ei ole ainakaan enää suomalaisten suosiossa. Vastaavia on muitakin kuten HeiaHeia ja Sports Tracker, jotka voivat olla suositumpia ja sitä kautta enemmän sosiaalisessa käytössä. Mene ja tiedä. 

Linked In:iin suhtautumiseni on ollut hieman epäileväistä. Sitä ”mainostetaan” tapana verkottua ja työllistyä. Ennemminkin näkisin sen kuitenkin verkostoitumispaikkana, jossa voisin itsekin verkottua henkilöön, jonka olen tavannut vain kerran. Koskaan kun ei tiedä milloin kustakin henkilöstä on hyötyä joko työllistymisessä tai muuten tiedonvaihdannassa, lähinnä kuitenkin työelämän asioihin liittyen. Linked In on hyvä paikka käydä ammatillisia keskusteluja mm. eri yhteisöjen ryhmissä. Vaikka ei olisi verkottunut ko. ryhmässä keskustelevien/jäseninä olevien henkilöiden kanssa, kynnys kysyä ammatillisia asioita on matala. Ehkäpä osoittamalla osaamisensa näissä ryhmissä saattaisi poikia jopa työpaikkatarjouksia. Oletko sinä lukijani saanut työpaikkatarjouksia tai tiedätkö jonkun tuttusi saaneen? Siinäpä sitä muuten onkin kesälomalle puuhaa kun laittaa omat tiedot ko. palvelussa kohdilleen ja perehtyy sen saloihin lisää. Kenties sinä valoitat niitä lisää kommentoimalla? 



Vieras tutummaksi  

What’s App on puhelimella käytettävä pikaviestisovellus. Toimii kuten tekstiviesti, mutta viesti lähetetään netin kautta, eikä siitä tule erillistä maksua. What’s Appin kautta voi lähettää myös kuvia, videoita ja ääninauhoitteita sekä jakaa sijaintitietoa esim. Foursquareen. Kavereita voi koota myös ryhmiin, joten saman viestin voi lähettää kerralla vaikka kaikille kavereille. Sovellus tunnistaa automaattisesti puhelimen tallennetuista numeroista ne käyttäjät, jotka ovat ladanneet myös What’s Appin. Erillistä kaveripyyntöä ei tarvita.

Ääninauhoitteiden lähettäminen käy nappia painamalla. Mahtava ominaisuus, jota ehkä voisi hyödyntää autoillessa(!?) tai muulloinkin kun ei vain jaksa alkaa naputtelemaan viestiä. Viestintä tällä sovelluksella näyttää olevan tosi näppärää, sillä sovelluksesta näkee mm. sen, että onko henkilö esim. ”online” tai onko hän juuri kirjoittamassa vastausta. Puhelimen normaali tekstiviestistä näitä ei näe. Joskus kun ei vain pääse puhelimeen, vaan on parempi naputella ja asialla voi olla ”kiire”. Myös kuvien ja videoiden jakaminen näyttää olevan kätevämpää kuin multimediaviestinä.

Palvelulla on samankaltaiset käyttöehdot kuin muillakin some-palveluilla. WA:n ikäraja on muita hieman korkeampi eli 16 vuotta. Se vaatii käyttäjän oikean puhelinnumeron ja voi luovuttaa henkilötietoja EU-alueen ulkopuolelle. Tekijänoikeudet muiden some-palvelujen tapaan palveluihin tallennettujen materiaalien tekijänoikeudet jäävät tekijälle, mutta palvelu voi hyödyntää materiaaleja palvelun toimintaan liittyen. Palveluun voi luoda vain yhden käyttäjäprofiilin.

Mielelläni, lukijani, kuulisin omat kokemuksesi WA:sta.  


Virkamies someilee

Työnantajani suosittelemat ja käyttämät sosiaalisen median kanavat työssä ovat:

• Facebook, 
• Twitter, 
• Instagram, 
• YouTube, 
• Yammer ja
• Picasa-verkkoalbumit. 

Omalla alallani toimii jo nyt Linked In:ssa yhteisöjä, jotka liittyvät työhöni ja itse hyödynnän niitä satunnaisesti ja aina kun aika sallii. Tosin sen käyttäjäkunta on aika suppea. Julkinen sektori alallani on vielä somen hyödyntämisessä lapsenkengissä. Oman näkemykseni mukaan somen täysipainoinen hyödyntäminen jo tiedottamisessa vie aikaa, eikä sitä voi tehdä kunnolla oman muun työn ohella.

Mikäli hyödyntäisimme työssämme somea, niin se painottuisi tiedottaviin blogeihin, jossa tuotaisiin alan käytänteitä esille ja lisättäisiin eri sidosryhmien tietoisuutta. Olisi kuitenkin hyvä saada statistiikkatietoa lukijoista ja aikaan aktiivista vuorovaikutusta heidän kanssaan, jotta tiedettäisiin somen käytön hyödyt/vaikuttavuus ja lisäarvot sekä informatiivisuus. Facebook voisi olla täten parempi some-kanava, mutta yhteistyökumppanimme ja asiakkaamme eivät taida olla vain kovin aktiivisia sillä saralla. Hieman jopa epäilen somen käyttöä työssämme sen vanhakantaisen työntekijäkaartin vuoksi. Mitä mieltä sinä olet lukijani, soveltuuko some työpöytänsä takana vankasti istuvan virkamiehen viestintävälineeksi? Oman henkilöstön tiedonhaku intranetistä työhömme liittyen on myös ollut heikkoa. Siinä on kuitenkin syynä osittain ainakin muita asioita, kuten sitouttaminen ja muutosjohtaminen.

Joitain alan blogimaisia sivustoja löytyy, mutta ilman kommentointimahdollisuutta esimerkkinä: Pohjois-Savon hankinta-asiamies ja Facebook-sivut.    

Ja ei kun nuuskimaan...!

 Olen tuskaillut oman blogini kanssa ja nyt sitten pitäisi alkaa enemmän tutkailemaan muiden blogeja. Osa on todella mahtavia ulkoasultaan ja jopa melkoisia tajunnanvirraltaan. Mahtavaa! Aiemminkin vain lukiessani blogeja, niiden pitäminen tuntui vaivattomalta. Mutta tämähän on toden teolla työtä, niin tekeminen kuin lukeminenkin. Saapa nähdä imaiseeko tämä blogin pitäminen kurssin lopuksi ja on pakko jatkaa. Mielenkiinnolla sitä itsekin odotan.

Joidenkin blogeista näkyy selkeästi kokemus ja osa, kuten minä, olemme vasta-alkajia, joille maailma bloggarina vasta versomassa. Mutta onhan tässä kyllä opettajallakin aikamoinen työ, jos meinaa kaikki läpilukea! Itse ainakin olisin muutaman kommentin toivossa. Ja mikä ettei saisi myös kokeneemmat opastaa meikäläistäkin matkalle kokeneeksi bloggariksi. Ei muuta kuin vinkit jakoon ja kommentoimaan! Kiitos ja kumarrus.

Ja sitten likittely…. ja tällä erää olen niinkin tylsä ja linkitän pari opiskelukavereiden sivua:

• Kartanon rouva
• Elämää somessa